טיפים חשובים לפני שמשכירים כיתות לימוד 

השכרת כיתות לימוד

מוסדות חינוכיים רבים, ביניהם מכללות, בתי ספר ואוניברסיטאות, משכירים כיתות לימוד. כיתות הלימוד משרתות את צרכיהם של גורמים שונים ומגוונים. ארגונים ומוסדות יכולים לשכור כיתות כדי להעביר בהן הרצאות וימי עיון לעובדים. אנשי מקצוע משתמשים בכיתות אלו כדי להרצות בפני מוזמנים אודות התפתחויות וחידושים בתחום המקצועי שלהם. גורמים שיווקיים שונים מעבירים בכיתות אלו ימי עיון או הרצאות מבוא, במקביל להשקת מוצר או שירות מסוים. בכיתות לימוד כאלו ניתן גם לקיים קורסים שונים, אלטרנטיבה קורצת במיוחד לבית ספר מקצועי בתחילת דרכו (שלא יכול להרשות לעצמו לשכור מבנה לתקופה ארוכה).

טיפים חשובים טרם השכרת כיתות

כל מוסד שיש באפשרותו להשכיר כיתות ולא עושה כן, מפסיד הכנסה פוטנציאלית. כאמור, גורמים רבים מעוניינים לשכור כיתות לימוד והביקוש לכיתות הוא יציב. טרם השכרת הכיתות, כדאי להקפיד על הדברים הבאים:

• רצוי להכין תכנית עסקית מסודרת. אם אינכם יודעים כיצד להכין תכנית כזו בעצמכם, התייעצו עם אנשי מקצוע מתחום השיווק ומינהל העסקים.
• ערכו ישיבה עם כל הצוות והציגו את מיזם השכרת הכיתות. בקשו מכל משתתף להציג את עמדתו. "סיעור מוחין" מעין זה יסייע לאתר סוגיות מהותיות ולהתייחס אליהן עוד טרם יציאה לדרך.  
• החליטו מראש על סוג קהל היעד שאליו אתם מעוניינים לפנות. ייתכן ולא מתאים לכם שהכיתות יושכרו לכל דכפין, אלא למרצים מתחום מסוים בלבד (למשל- מחשבים או פיננסים).
• בררו כמה מקובל לדרוש עבור כיתות הלימוד שאתם מעוניינים להשכיר. בדיקה כזו פשוטה מאוד לביצוע. כל שצריך לעשות הוא לחפש בגוגל תחת הביטוי השכרת כיתות לימוד או השכרת כיתות מחשבים. פשוט צרו קשר עם המוסדות העולים בתוצאות החיפוש ושאלו לגבי עלויות. אבל אל תסתפקו רק בבירור טלפוני. מומלץ לבקר במוסדות המציעים כיתות כאלו, כדי להתרשם מקרוב.
• צרו מחירון מפורט עבור כיתות הלימוד שאתם מעוניינים להשכיר. כדאי לחבר מחירון הלוקח בחשבון את המשתנים הבאים: גודל הכיתה, סוג המתקנים בכיתה (מקרן, מחשבים, מערכת מולטימדיה, מסך טלוויזיה וכד'), זמני ההשכרה במשך היממה (ניתן לבקש סכום גבוה יותר בשעות בהן קיים מירב הביקוש, כמו למשל אחה"צ), משך ההשכרה, רמת הכיבוד ועוד.

שיווק המיזם

אם לא תפרסמו בכלי התקשורת ובאינטרנט, תתקשו לגייס לקוחות. בררו בעיתונות המקומית והארצית כמה עולה לפרסם מודעות של השכרת כיתות לימוד. התייעצו עם מומחה שיווק באינטרנט, לגבי קידום השירות במנועי חיפוש ופרסום באינטרנט. לאחר שקיבלתם רושם ראשוני לגבי עלויות, החליטו על תקציב מוסכם לשיווק המיזם. קחו בחשבון כי עשוי לעבור זמן לא קצר, עד אשר יצטבר לכם קהל לקוחות קבוע ויהיה לכם החזר על ההשקעה.

תפעול מיזם השכרת כיתות לימוד

השכרת כיתות לימוד מצריכה תפעול שוטף, הקשוב לצרכי הלקוחות. דאגו למנות אחראים לניהול מיזם זה, כמו גם נציגי שירות, שיענו לפניות הלקוחות הפוטנציאליים. העמידו בכוננות איש טכני בבניין, שידאג לפתרון תקלות המתרחשות בכיתות הלימוד. דאגו לפינת קבלה מרווחת, שתשמש את התלמידים טרם שהם נכנסים לשיעור. סכמו עם חברת קייטרינג לגבי כיבוד לאורחים. כדאי גם לשריין מקומות חנייה עבור התלמידים, או להגיע לסיכום בנושא זה עם חניון הנמצא באזור. חשוב מאוד גם לקבל משוב רציף מהלקוחות. סכמו איתם כי אחת לזמן מה תיפגשו, כדי לדון בסוגיות הנוגעות להשכרת הכיתות. בפגישה כזו, מעבר לקבלת ביקורת בונה, יחושו הלקוחות שלכם כי אתם מתאמצים למענם ויעריכו אתכם על כך.

השכרת כיתות מחשבים

מכללות רבות מציעות כיום כיתות מחשבים להשכרה. כיתות כאלו משרתות מדריכים המעוניינים להעביר סדנאות או הרצאות בתחומי התמחותם, כמו גם בתי ספר למחשבים בתחילת דרכם. אם אתם מעוניינים להשכיר כיתות מחשבים, דאגו שרמת המתקנים והמחשבים תהיה גבוהה. אם אינכם מבינים בטכנולוגיה, מומלץ מאוד להתייעץ קודם לכן עם טכנאי מחשבים. רק טכנאי מחשבים מנוסה יוכל להמליץ בפניכם על אופי התוכנה והחומרה הדרושים לצרכי המיזם.

הפקת לקחים

לאחר הרצת המיזם, מומלץ מאוד לערוך תהליך של הפקת לקחים, אחת למספר חודשים. תהליך כזה יכלול קבלת משוב מכל המעורבים במיזם (הן גורמים פנימיים והן חיצוניים), ניתוחו והפצת המסקנות. בתהליך כזה ניתן להציף בעיות שבדרך אחרת לא היו מתגלות, להתייחס אליהן ולפתור אותן. תהליך של הפקת לקחים עבור המיזם גם מאפשר לכל המעורבים במיזם לחשוב על הצעות ייעול. כך למשל, ייתכן ויתגלה כי בעלות לא גבוהה ניתן להתקין במקום רשת אלחוטית לשימוש האורחים בלבד, דבר שיגביר את אטרקטיביות הכיתות בעיני הלקוחות. לחילופין, עשויים אנשי הביטחון שלכם להציע דרכים יעילות, כדי להבטיח כי תלמידי כיתות הלימוד לא ייחשפו (בשוגג או בזדון) למידע פנימי, הקשור למוסד המארח.